Participantes con sus diplomas en "Estudios Religiosos de E.F.A.P." - Honduras, 1999

P: ¿En qué idioma puedo diligenciar el formulario oficial de solicitud de fondos?





P. ¿He identificado una necesidad pastoral en mi comunidad, qué debo hacer para solicitar fondos al Subcomité de Obispos para la Iglesia en América Latina?

R: Lo primero que usted debe hacer es escribir una propuesta sobre el proyecto que tienen en mente y que solucionaría esa necesidad pastoral. En esta propuesta usted debe contar en términos generales cual es la justificación del proyecto, en otras palabras qué lo motivó a plantear este proyecto, y porque es importante para la comunidad.

En esa propuesta usted debe describir cuál es la meta, es decir que objetivo pretende alcanzar, tenga en cuenta que una meta es algo evaluable y alcanzable en el tiempo previsto por el proyecto. Vale recordar que un proyecto puede tener mas de una meta. Ejemplo:

Meta: Formar cincuenta agentes pastorales en la zona rural de Chía-Cundinamarca, en un periodo de 8 meses.

P: ¿Que debo hacer si he detectado que mi comunidad tiene varias necesidades a la vez?

R: Si usted ha detectado varias necesidades, trate primero de determinar si estas necesidades podrian ser consideradas como etapas del mismo proyecto. Es decir que usted necesitaria desarrollar esas actividades para cumplir la meta propuesta. Una manera de comprobar si una actividad pertenece a un mismo proyecto es preguntandose si al desarrollarla contribuye a lograr los objetivos planteados.

Si definitivamente estas actividades pertenecen a proyectos diferentes usted debe determinar cual es prioritario para su comunidad y solicitar recursos al Oficina que asiste al Subcomité para solo UN proyecto. Recuerde que el Subcomité de Obispos solo puede destinar fondos para una organización una vez al año. Este año se cuenta a partir de la fecha en que el Subcomité aprueba los fondos.

En America Istena hay mas de 700 dioceses y el subcomité atiende a 500 proyectos al año.

P: ¿Que hago una vez que tenga escrita mi propuesta?

R. Felicitaciones usted tiene el primer paso recorrido. Usted puede hacer llegar esta solicitud al Oficina de la Colecta de la Iglesia en América Latina de tres maneras.

Usted puede enviar su propuesta escrita por correo regular a la siguiente dirección:

Church in Latin America
USCCB Office of National Collections
3211 4 th Street, NE Washington, D.C 20017 - 1194

o bien podría enviar este documento por fax al número: 202-541-3460
o bien por correo electronico a:  latinamericangrants@usccb.org

P: ¿Quien responde a mi solicitud?

R: La USCCB cuenta con una oficina que se llama el Oficina de la Colecta de la Iglesia en América Latina y la cual cuenta con personal idóneo para el gerenciamiento de proyectos.

El personal del Oficina que asiste al Subcomité, analizará su propuesta ya sea que haya llegado por correo, fax o en forma electrónica y determinará si la propuesta esta dentro de una de las ocho categorías establecidas por el Subcomité de Obispos, y si el presupuesto que usted ha estimado es apropiado para el alcance del proyecto.

Si desea mas información sobre las categorías de proyecto que han sido establecidas por el Subcomité de Obispos puede consultar la página de categorías.

Si su propuesta es aceptada, se le enviará por correo regular un formulario oficial para la solicitud de fondos con una guía muy completa para su diligenciamiento.

P: ¿Que hago después de recibir el formulario oficial?

R: Usted deberá diligenciar el formulario oficial siguiendo una a una las instrucciones que encontrará en la guía . Es importante que usted estudie esa guía antes de completar el formulario. Esta guía esta diseñada cuidadosamente para que cualquier persona sin ningún tipo de experiencia en la formulación de proyectos pueda preparar de una manera clara y sencilla una propuesta. La guía incluye ejemplos prácticos tomados de la experiencia con los proyectos más frecuentes que llegan día a día al Oficina que asiste al Subcomité.

Una vez tenga el formulario oficial correctamente diligenciado usted deberá consultar en la guía o en nuestra página en internet www.usccb.org/latinamerica cuales son las cartas de apoyo a su proyecto que necesita conseguir. Estas cartas de apoyo varían dependiendo del alcance geográfico de la propuesta y del origen de la institución, es decir si es eclesiástica o no. Tenga en cuenta que es bien importante conseguir las cartas de apoyo, sin estas, su petición será devuelta.

P: ¿Puedo enviar mi formulario oficial por fax?

R: NO. La Oficina que asiste al Subcomité solo acepta el formulario original enviado por correo normal, acompañado por las cartas de respaldo correspondiente.

La recomendación de la Oficina de la Colecta de la Iglesia en América Latina es que usted guarde en sus archivos una fotocopia del formulario diligenciado. Algunas veces se requerirán aclaraciones sobre aspectos específicos de la propuesta. Adicionalmente usted lo va a necesitar en el momento de ejecutar el proyecto y/o para hacerle seguimiento.

Por último, hemos notado la tendencia de algunas organizaciones en enviarnos junto con el formulario la guía para su diligenciamiento. No es necesario que usted envíe esta guía, este es un documento que le puede servir de consulta en el futuro ya sea que decida solicitar nuevamente recursos con nosotros o con otra entidad.

P: ¿Tengo una copia en blanco de un formulario para una solicitud de un proyecto anterior podría usarla para un nuevo proyecto?

R: NO. Cuando una solicitud es aceptada por la oficina que asiste al Subcomité crea en la base de datos un archivo para esa solicitud e imprime automáticamente un formulario para ese proyecto especifico. Ese formulario lleva el nombre de la persona que realizó la solicitud, la fecha y un número provisional. Adicionalmente el formulario pide expresamente "favor no hacer fotocopias de este formulario" . Rogamos encarecidamente hacer caso de estas instrucciones.

Cuando La Oficina que asiste al Subcomité recibe el formulario que ha sido emitido para un proyecto determinado con información sobre otro proyecto diferente, al ingresar el número de identificación del formulario saldrá la información original, y por lo tanto esta nueva solicitud será rechazada inmediatamente. Rogamos abstenerse de hacer esto ya que va a crear confusiones y el personal del La Oficina que asiste al Subcomité va a invertir tiempo extra aclarando la información.

P: ¿Que pasa con mi formulario cuando llegue al Oficina de la Colecta de la Iglesia en América Latina?

R: Una vez que el personal del Oficina que asiste al Subcomité reciba el formulario de aplicación, revisará que este tenga las correspondientes cartas de apoyo, según el alcance del proyecto, y el tipo de la organización que solicita los fondos.

Paso seguido, analizará que tenga una justificación adecuada, que el alcance sea factible, que los objetivos y metas sean coherentes. En caso de estar programando eventos de alguna índole tales como encuentros, retiro, seminarios, talleres, y/o cursos es bien importante que esté la información completa.

La guía que acompaña al formulario es un buen documento que contiene ejemplos que ilustra los casos mas frecuentes que se presentan.

Si en su proyecto usted tiene identificado el desarrollo de eventos como seminarios, retiros, talleres, etc, tenga especial cuidado al diligenciar el número de participantes, el número de horas totales de capacitación, el número de horas programadas y el presupuesto. De nuevo la guía le ayudara a completar adecuadamente el formulario.

El personal del Oficina que asiste al Subcomité también presta especial interés a que la ayuda total solicitada al Comité de Obispos no exceda el 67% del valor total del proyecto.

Si el personal del Oficina que asiste al Subcomité encuentra que el proyecto esta claro, que tienen toda la información necesaria, que cuenta con las cartas de apoyo correspondientes, y no requiere aclaraciones, presentará el proyecto ante la consideracion del subcomité, quien a su vez decidirá si aprobar o no la ayuda en su próxima reunión ya sea en marzo, junio o noviembre.

Como el Oficina que asiste al Subcomité no puede predecir cual será la decisión que pueda tomar el Subcomité de Obispos, pedimos que no hagan compromisos económicos con base en la posibilidad de recibir ayuda por parte de esta entidad hasta tanto no tener la notificación de si va a recibir o no ayuda y su monto.

P: ¿Que pasa si durante la revisión por parte del personal Oficina de la Colecta de la Iglesia en América Latina encuentra inconsistencias, información incompleta o aspectos que en su opinión no son suficientemente claros?

R: Si el personal del Oficina que asiste al Subcomité encuentra que la propuesta tiene algún aspecto que no es claro, impreciso, incompleto o simplemente que necesita algún tipo de aclaración, se le enviará al solicitante por email o fax una comunicación escrita pidiendo la información respectiva.

El solicitante deberá contestar por ese mismo medio, segun pueda, las aclaraciones pertinentes.

P: ¿Quien aprueba el apoyo financiero para los proyectos pastorales en América Latina?

R: Los Obispos de los Estados Unidos de Norte América crearon un Subcomité de Obispos para que los representen en la toma de decisiones con respecto a la ayuda para América Latina. Este Subcomité esta conformado por siete Obispos que son elegidos por periodos de tres años.

El actual presidente del Subcomité de Obispos para la Iglesia en América Latina, es el Excmo. Mons. Jaime Soto, Obispo Coadjutor de Sacramento

P: ¿En que fecha se reúnen el Subcomité de Obispos de los Estados Unidos durante el año?

R: Los obispos se reúnen tres veces en el año, Marzo, Junio y Noviembre.

P: ¿Que tipo de decisión debo esperar por parte del Subcomité de Obispos?

R: El Subcomité de Obispos evalúa los proyectos que son presentados por el personal del Oficina que asiste al Subcomité y puede tomar cualquiera de las siguientes tres decisiones: Financiar el monto total solicitado, financiar parcialmente el monto solicitado, o no financiar el monto solicitado y rechazar la petición.

P: ¿Como son enviados los fondos por el Oficina que asiste al Subcomité al solicitante?

R: Para aquellos proyectos cuya solicitud de fondos han sido aprobados total o parcialmente por el Comité de Obispos, el Oficina que asiste al Subcomité procederá a hacer una transferencia bancaria. Cuando esto no sea posible se expedirá un cheque por los fondos pertinentes.

Es importante que en el formulario usted escriba cuidadosamente toda la información y la revise varias veces ya que los sistemas de transferencias inter bancarias son tan sofisticadas que cualquier inconsistencia en la información impide que la acción sea exitosa.

Los fondos serán transferidos dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se realizó la reunión del Subcomité de Obispos.

P: ¿Que debe hacer mi organización una vez reciba los fondos?

R: Felicitaciones! Usted ha logrado obtener fondos para beneficiar a su comunidad. Este es el resultado de su perseverancia y paciencia por una noble causa.

El Oficina que asiste al Subcomité paralelamente al traslado de fondos le enviará un paquete de información que contiene: i) Carta oficial de aprobación firmada por el presidente del subcomité, ii) El acuso de recibo de fondos iii) Un formato que deberá ser diligenciado con el informe final, una vez ejecute el proyecto iv) Una guía para uso de los fondos.

El acuso de recibo de fondos es una certificación formal de que los recursos económicos fueron recibidos por la organización solicitante. Apenas usted verifique que tiene estos recursos en su cuenta bancaria deberá firmarla inmediatamente y enviarla por fax y/o correo regular.

El formulario de reporte final del proyecto lo deberá diligenciar una vez ejecute el proyecto y tenga los datos consolidados. Recuerde que de la claridad, detalle y prontitud con la que usted envíe este reporte dependerá que el Oficina que asiste al Subcomité y el Subcomité de Obispos consideren en un futuro nuevas solicitudes por parte de esa organización.

P: ¿Si actualmente tengo un proyecto aprobado puedo volver a solicitar nuevos fondos?

R: Tenga en cuenta que las organizaciones que han solicitado fondos NO podrán solicitar ayuda durante el tiempo que el proyecto financiado esta en ejecución. Por lo menos deberá pasar un año desde la fecha en que el Subcomité de Obispos aprobó los fondos. En otras palabras, Si un proyecto fue aprobado en el Subcomité de marzo del 2008 y el proyecto tiene una duración de ocho meses. La organización deberá hacer lo siguiente: i) Enviar el informe final del proyecto a mas tardar un mes después de terminar las actividades ii) Si tiene un nuevo proyecto deberá esperar hasta marzo del año 2009 para escribir nuevamente al Oficina que asiste al Subcomité sobre alguna nueva solicitud.

Por favor no olvide que para presentar un nuevo proyecto deberá tener la aprobación del informe final de actividades del anterior. Este es un requisito indispensable.

P: ¿Cual es el tiempo promedio para el procesamiento de las solicitudes?

R: El tiempo que tarda el procesamiento de su solicitud desde que se ha recibido el formulario en el Oficina que asiste al Subcomité hasta que se realiza la transferencia de fondos es muy relativo ya que esta sujeto a las demoras en el correo, a la buena formulación del proyecto (que no se requieran aclaraciones) y al envío de los requisitos exigidos. Se puede decir que si un proyecto cumple con todos los requisitos y no se requiere aclaraciones, el tiempo hasta realizar la transferencia es de cinco meses.

P: ¿En qué idioma puedo diligenciar el formulario oficial de solicitud de fondos?

R: En español, ingles, portuguez o créol.

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